Efficiëntie binnen verschillende culturen en structuren
Ingang: een nieuw digitaal systeem. Werkelijke knelpunt: cultuur en structuur over meerdere bedrijven.Aangetroffen balans (IST)
Ingang: een nieuw digitaal systeem. Gekozen ambitie: 3. Samenhangend georganiseerd.
De balk kantelt naar rechts: hier ging energie verloren aan compenseren. De gekleurde balk toont hoe zwaar elke variabele woog, de streep wat de ambitie vraagt.
Wat het figuur laat zien
Deze organisatie wilde naar samenhangend georganiseerd: één manier van werken over alle bedrijven heen. Cultuur woog daarvoor veel te zwaar en structuur veel te licht. Elk bedrijf had zijn eigen gewoonten en zijn eigen volwassenheid, terwijl samenhang juist gedeelde processen vraagt. De digitale middelen zaten wél op het goede niveau. Het systeem was dus niet het probleem, de verdeling eromheen wel.
De aanleiding
Een onderneming met meerdere vestigingen en bedrijven werkte met allemaal eigen oplossingen. Consolideren en overzicht krijgen lukte daardoor niet. Ik werd gevraagd de implementatie van het gekozen ERP-systeem te begeleiden, destijds Navision, inmiddels Microsoft Dynamics, en te zorgen dat de organisatie ermee ging werken.
Wat een gewone adviseur zou doen
De software uitrollen, mensen trainen op de knoppen, en na oplevering vertrekken. Technisch geslaagd, en daarna een groep bedrijven die het systeem naast hun eigen manier van werken laat liggen.
Wat ik zag toen ik breder keek
Elk bedrijf had zijn eigen cultuur en manier van werken, en een heel verschillende volwassenheid. De jongere organisaties namen soepel werk aan, de oudere waren star. De ICT-ambitie liep per bedrijf sterk uiteen. En het systeem was gekozen op basis van een demo, niet op basis van wat de bedrijven werkelijk nodig hadden. Een uniform systeem uitrollen over zulke verschillende culturen levert vooral weerstand op.
Wat er gebeurde
Uit een eerste functionele analyse bleek dat de software een aantal toepassingen onvoldoende afdekte. Ik ben overgegaan op een meerzijdige aanpak. Na een culturele inventarisatie begon ik met het management, een week lang buiten de deur, om een gedeelde manier van communiceren, controleren en integraal werken op te zetten. Daarna richtte elk management zijn eigen bedrijf in, met mijn ondersteuning. Voor de functionele hiaten maakten we workarounds of een nieuwe werkwijze. Jongere medewerkers hielpen oudere op weg met de techniek, en de administratie brachten we dichter bij de uitvoering.
De opdracht was een systeem uitrollen. Het werk was meerdere culturen op één lijn krijgen.
Klaar voor de volgende stap?
Neem gerust contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek over uw organisatievraagstuk.