Efficiency in publieke omgeving
Ingang: structuur en governance. Werkelijke knelpunt: van los beheer naar samenhang, met mensen mee.Aangetroffen balans (IST)
Ingang: structuur en governance. Gekozen ambitie: 2. Efficiënt georganiseerd.
De balk kantelt licht naar links: hier ging energie verloren aan compenseren. De gekleurde balk toont hoe zwaar elke variabele woog, de streep wat de ambitie vraagt.
Wat het figuur laat zien:
Deze organisatie wilde naar efficiënt georganiseerd: centraal beheer met duidelijke governance. Structuur en digitale middelen zaten op niveau, maar cultuur woog te licht. Juist de betrokkenheid van de mensen op de afdelingen was de kracht die je bij centraliseren kunt kwijtraken. Daarom is de nieuwe structuur samen met hen ingericht in plaats van eroverheen gelegd.
De aanleiding
Een gemeentelijke organisatie had meerdere afdelingen die elk een eigen object beheerden. De beheerkosten liepen op en er werd niet gezamenlijk opgetrokken in de financiering van onderhoud en vernieuwing. Ik werd gevraagd het decentrale beheer om te zetten naar centraal beheer, met een duidelijke governance en een voorstel voor een nieuwe beheertool.
Wat een gewone adviseur zou doen
Een organigram tekenen voor de centrale afdeling, een governance-document opstellen, een tool aanbevelen. En verbaasd zijn dat de enthousiaste mensen op de afdelingen zich er niet in herkennen.
Wat ik zag toen ik breder keek
Een aantal zelfstandige afdelingen met betrokken, enthousiaste mensen. Veel correctief onderhoud en nauwelijks zicht op preventief. Financieel was er onvoldoende gereserveerd voor vernieuwing. En de digitale ondersteuning bestond uit los werk in Excel. De structuur veranderen zonder die mensen mee te nemen, zou het enthousiasme breken dat er juist was.
Wat er gebeurde
Een meerzijdige aanpak. Ik zette een centrale beheerstructuur op en voegde het personeel samen. Ik structureerde een assetomgeving en ontwierp een nieuwe beheermethodiek voor onderhoud en vernieuwing, in een BIM-omgeving. De medewerkers coachte en begeleidde ik naar die nieuwe manier van werken, zodat de gestructureerde aansturing rust bracht in plaats van weerstand, en het management overzicht kreeg.
De opdracht was centraliseren. Het werk was mensen samenbrengen zonder hun betrokkenheid te verliezen.
Klaar voor de volgende stap?
Neem gerust contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek over uw organisatievraagstuk.