Optimaliseren door het samenbrengen van het MT
Ingang: optimalisatie van een bestaand systeem. Werkelijke knelpunt: een managementteam met zes verhalen.Aangetroffen balans (IST)
Ingang: optimalisatie van een bestaand systeem. Gekozen ambitie: 2. Efficiënt georganiseerd.
De balk kantelt naar links: hier ging energie verloren aan compenseren. De gekleurde balk toont hoe zwaar elke variabele woog, de streep wat de ambitie vraagt.
Wat het figuur laat zien:
Deze organisatie wilde naar efficiënt georganiseerd: processen gestroomlijnd en het systeem benut. Twee dingen stonden dat in de weg. Strategie woog te zwaar, want elk MT-lid voerde zijn eigen ideeën door in zijn eigen afdeling. En de digitale middelen wogen te licht: het systeem was modern, maar de organisatie werkte eromheen. Zolang zes afdelingen zes verhalen vertellen, versnelt een beter systeem alleen de oude werkwijze.
De aanleiding
Een onderneming met meerdere vestigingen werkte al met een modern digitaal systeem, maar het leverde niet op wat men ervan had verwacht. Ik werd gevraagd de huidige manier van werken te inventariseren en de nodige verbeteringen te realiseren.
Wat een gewone adviseur zou doen
Het systeem doorlichten, instellingen bijstellen, een extra training geven. En zich daarna afvragen waarom het rendement nog steeds achterblijft.
Wat ik zag toen ik breder keek
Een uitgebreid managementteam waarin ieder lid zijn eigen ideeën had en die ook in zijn eigen afdeling doorvoerde. Het systeem was modern, maar de administratie gebruikte het onvoldoende en de rest van de organisatie werkte er omheen. Per discipline was een sterke groepscultuur ontstaan. De algemeen directeur had een helder beeld van hoe er gewerkt moest worden, maar dat beeld kwam niet aan bij de rest van het MT. Zolang zes afdelingen zes verhalen vertellen, is een beter systeem alleen een snellere uitvoering van de oude werkwijze.
Wat er gebeurde
Een meerzijdige aanpak. Uit een culturele en procesinventarisatie kwam een helder beeld van veel ingesleten, eigen manieren van werken, met veel afdelingsoverzicht en weinig samenhang. Ik gebruikte de technologie om een andere manier van werken te demonstreren en trok meerdere afdelingen tegelijk aan tafel. Met het MT hield ik sessies waarin de integrale strategie werd gedeeld en door de leden zelf werd vertaald naar afdelingsbeleid. Een aantal zwaar belaste mensen coachte ik naar een passender manier van werken.
Het systeem hoefde niet beter. Het verhaal eromheen moest één worden.
Klaar voor de volgende stap?
Neem gerust contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek over uw organisatievraagstuk.